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賃貸管理会社を変更するには

賃貸管理会社を変更する前に知っておきたいこと

賃貸管理会社に依頼をする前に、ほとんどのオーナーが下調べをし、よく考えて選んでいるかと思います。しかし、それでも優れた賃貸管理会社を選ぶことは難しいのが現実です。実際に業務を任せ、付き合いを始めてから見えてくることもたくさんあるからです。担当者の対応が悪い(やる気がない・報告が遅いなど)、会社への不満(ミスが多い、責任の所在が不明など)、管理の悪さ(清掃がされていない、メンテナンスが遅いなど)などです。こうした不満は、ただオーナーが我慢すれば済む問題であればまだいいのですが、空室の多さなど、実際に収益に関わることになるのであれば、見過ごすわけにはいきません。

賃貸管理会社を変更することで確実に収益が上がり、自分のストレスも減ることがわかっているのであれば、賃貸管理会社を変更すべきです。ただし、その際のデメリットをしっかりと把握しておく必要があります。

賃貸管理会社変更により起こりうるデメリット

入居者の振り込み先が変わる

オーナーだけの労力であればいいのですが、賃貸管理会社が変わると現時点で入居している人に家賃の振込先を変更してもらう必要が出てきます。毎月振り込みをしている人であればまだいいのですが、自動引き落としにしている入居者にはひと手間お願いしなければいけなくなります。これは大きなデメリットと言えます。

この問題は、賃貸管理会社が変更することにより入居者が受けられるメリットをしっかりと伝えることで解決します。手間はかかるけれど、自分にメリットがあると思えば、入居者も文句を言わずに対応してくれるはずです。清掃の頻度が上がって綺麗に過ごせる、クレームの対応が素早くなるなど、きちんと入居者に説明しましょう。

保証会社の契約の問題

保証に入っていた場合、保証会社によって規定が異なるので一概には言えませんが、賃貸管理会社を変更する際に引き継ぎがNGの可能性があります。すると、新しい賃貸管理会社と契約すると、保証が切れてしまいます。

この解決策としては、保証会社を利用する際に移管可能な会社を選ぶ、契約を新たに作成して入りなおす(保証会社費用はオーナーが負担する必要があります)、保証をなしにする、などがあります。滞納のリスクには、顧問弁護士を利用するなどで対応可能です。

旧賃貸管理会社が何もしなくなる

変更を決め、旧賃貸管理会社に解約を通知しても、すぐに解約できるわけではなく、3ヶ月程度かかります。すると、その3ヶ月の間活動しなくなる可能性があります。空室の募集活動はもちろん、清掃や点検作業さえも適当に行われると困りますよね。しかし、そういった対応をする会社はレベルの低い会社ですから、切り替えて正解だったと前向きに考え、数か月は自主管理(旧賃貸管理会社にはオーナー使用と伝える)を行いましょう。場合によっては、新賃貸管理会社に部屋単位で一時的に管理を任せる方法もあります。

入居者からのアプローチ

賃貸管理会社が新しくなることで、今まで我慢していた不満が爆発することもあります。それだけ今まで入居者に我慢をさせていたのだと考え、真摯に対応しましょう。その不満に対応するための費用も覚悟しておきましょう。また、賃料交渉の機会だと考え、減額のアプローチをしてくる入居者もいます。賃貸管理会社を変更することは入居者にとって大きなメリットとなることをしっかりと伝え、入居者のための会社変更だということを印象づけることで避けられる場合もあります。どうしても減額に応じる必要がある場合でも、できる限り小さい下げ幅になるよう交渉しましょう。

賃貸管理会社の変更の流れ

まず、新賃貸管理会社を見つけ、契約内容の確認と契約の意思があることを伝えます。つづいて、旧賃貸管理会社に契約の内容と契約条件を確認する旨の連絡をします。確認がとれたら、解約の通知を行い、解約期間を相談します。最後に、旧賃貸管理会社と新賃貸管理会社で引き継ぎを行います。変更することで大きなメリットを感じられるような優秀な管理会社をしっかりと選定することで、変更に関する流れのほとんどを新賃貸管理会社に任せることも可能となります。つまり、「優秀な管理会社を選ぶ」ということがオーナーの一番重要な仕事となります。手間暇かけて、徹底的に調べつくして管理会社を選びましょう。

変更における注意点

賃貸管理会社にも繁忙期というものがあります。1月~3月は引越しが多いですよね。新生活を始めるにあたり、新しい部屋を探す人が多いからです。また、9月~10月も繁忙期となります。この時期は避けることで、管理会社に余計な負担をかけずに引き継ぎを行うことができます。おすすめの解約通知時期は4月~5月か、7月~9月、新管理会社に委託をスタートしてもらうのにおすすめの時期が7月~8月か、11月~12月です。

賃貸管理会社によって、対応はさまざまです。できるだけ、フットワークが軽く、細やかな対応をしてくれる会社を見つけるべきです。特に滋賀では、空室対策に力を入れている、写真を用いて具体的に報告を行ってくれるといったことが重要なので、こうした賃貸管理会社を選ぶ必要があります。

賃貸管理会社を変更する理由

担当者とうまくいかない

賃貸会社との相性は非常に大切。それは今後も長く付き合っていくからです。そのため信頼関係が築くことができなければ、連絡も減ってしまいトラブルの原因に繋がります。両者の信頼が保たれてこそ、安心して任せることができるのではないでしょうか。

対策:情報を共有する

賃貸管理会社と信頼関係を築くためには、密に連絡し合うことが重要です。連絡を取ることによって、入居者についてなどスムーズな管理のためになる情報が共有できるようになるでしょう。トラブルが起こる最大の原因は、報連相が少ない点です。連絡を取り合っていれば、お互いに細かな点まで情報を把握できるメリットがありますよ。トラブルを回避するためにも実践してみてください。お互いの立場なども理解しやすくなるため、信頼関係が築きやすくなるでしょう。

空室が埋まらない

基本的に空室を埋めるのは賃貸管理会社の役目です。空室を少なくすることで経営状態が良好になっていきます。そのため空室が埋まらなければ不満が蓄積され、管理会社を変更することもあるでしょう。

対策:オーナーも積極的に動こう

管理会社の役割だからと、オーナーも任せっぱなしではいけません。オーナーと管理会社が協力し合うことによって、空室が埋まりやすくなるでしょう。まずはオーナー自身が知識を身につけることも一つの手段です。セミナーなどに参加し、運営についての知識を深めましょう。

空室の清掃や換気なども大切です。空室だからといって、そのまま放置してしまえば内覧時に良い印象は与えないでしょう。こまめに換気や清掃を行い、清潔感を演出してください。そうすることで好印象を与える物件になります。

対応が遅い

入居者などからクレームや相談がきたときには、迅速に働きかける必要があります。少しでも対処が遅れると、さらにクレームが酷くなることもあるでしょう。そんなとき管理会社の対応が遅ければ、管理会社を変更したくなることがあります。

対策:すぐに返事を行う

たとえば管理会社が迅速に対応したとしても、最終判断はオーナーが行う必要があります。管理会社が連絡をしてもオーナーが返答しなければ、対応は遅れてしまうでしょう。そのためオーナーは常に管理会社からの連絡には対応出来るようにしてくださいね。

対策:期限を決める

反対に管理会社が返答を返さないこともあるでしょう。そうならないように「何日の何時までに対応してください」とハッキリ期限を定めるようにしてください。期限が設けられていれば、お互いにとって今後の対応がしやすくなるでしょう。

実際に賃貸管理会社を変更したオーナーのエピソード

上記のように対策を講じて実践してみても、うまくいかない時はうまくいきません。放っておいても損するのは自分です。変わらないのであれば、思い切って管理会社を変える方向性で動いていきましょう。賃貸管理会社を変更してみて良い方向に転じた人の体験談を紹介します。

管理会社で全く対応が違う

1年程前に管理会社を変更しました。以前の管理会社は、その分野では大手ともいえるような企業です。そのため安心して任せっぱなしでした。

しかし、1年以上も空室のままの部屋が・・・。入居募集状況の連絡も一切なく、不安感がいっぱいになりました。

そんなとき、別のトラブルが発生。管理会社に伝え、対応を任せようと思ったら、「オーナーが対応してください」との返答でした。もう限界になり、管理会社の変更を決意。

今の管理会社の対応には大変満足しています。定期的に連絡があり、空室状況についての報告などを行ってくれます。管理会社でこんなに対応が違うのかと実感しているところです。

本当にどこの管理会社に任せるかは、物件を維持する上で重要と改めて感じました。

事後報告で修繕を行われました

鉄筋コンクリートづくりの4階建て3LDKのファミリータイプの物件を所有しています。

元々は主人が大家でしたが、突然亡くなり、私が大家を務めることに。その頃からなのか、管理体制が不透明になっていきました。少し不安もあったのですが、こういうものかと諦めることに。

その後、突然リフォームの請求書が届いたんです。管理会社に問い合わせると、修繕を行ったとのこと。事前に了承をとるのが普通だと思うのですが、管理会社からは謝罪すらありませんでした

こんな管理会社と今後も付き合えないと思い、管理会社を変更することに。

新しく契約した管理会社は、私が所有する建物に合うような管理プランを提案してくれました。担当の方も親切なので安心して任せられています。

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